Rivoglio la mia vita!

Distrazioni digitali, multitasking e produttività.

Qualche giorno fa la mia collega e amica Katia mi ha fatto ridere con questo tweet del mitico David Di Tivoli:

“Sei sempre su Twitter, ma ce l’hai una vita?” – “No, mandami il link”.

— David Di Tivoli (@David_IsayBlog) Mag 16, 2012

Ripensandoci, ho riflettuto che pur se ironica, la battuta è tragicamente vera. Almeno per me!

Cosa sarebbe la mia vita senza una connessione Internet? Quasi la maggior parte delle informazioni le ricevo online e se non riesco ad avere un metodo e un modo per organizzarle finirò per non avere il tempo di vivere la mia vita fuori dalla Rete.

Tuttavia non tutto il male viene per nuocere, se si è in crisi è il momento giusto per fare progetti. Quindi mi sono messa a pensare a cosa potrei fare per organizzarmi meglio nella gestione del mio lavoro online.

EVITATE LE DISTRAZIONI

Sono abituata a lavorare controllando la posta e i miei account ogni 5/10 minuti e questo inevitabilmente sottrae tempo e concentrazione al mio lavoro.

Questo comportamento di costante “allerta” comune a tutti noi che lavoriamo al computer non solo ci rende  meno produttivi, ma anche stressati a causa dei continui stimoli che riceviamo. Le interruzioni causate da mail, applicazioni, interazioni sui social networks e aggiornamenti di status sono già oggetto di studio e  quindi la questione non è poi così banale.

E’ fondamentale non diventare dipendenti dalla connessione, restare concentrati e organizzarsi. Bisogna trovare un metodo per lavorare in maniera più intelligente. Come fare?

Qualcuno ha detto

“Il valore di un’idea sta nel metterla in pratica”

1. SEGMENTATE  I COMPITI

Farò felice il mio collega Maurizio suggerendovi di fare una lista di compiti da svolgere e di segmentarla il più possibile, stabilendo delle priorità.

Per priorità non intendo un ordine prestabilito di urgenza o di importanza, ma piuttosto un fattore più flessibile che tenga conto anche dell’energia e del tempo  che si ha a disposizione per portare a termine un certo lavoro.

L’idea di base è che questo vi aiuterà a capire che non potete di certo passare l’intera giornata su di un solo compito e tenderete a sbrigarvi.

2. SIATE  DISCIPLINATI

Dovete imporvi di non consultare Internet, chattare, twittare o fare qualsiasi altra attività di svago online finché almeno un compito, tra quelli della lista non è completato.  E’ una questione di volontà e di determinazione.

Se questo non funziona, trovate un altro modo per restare concentrati. Per qualcuno avere una musica di sottofondo aiuta a rilassarsi e lavorare.

3. USATE I SERVIZI DI CLOUD COMPUTING

Se i servizi di cloud computing vanno per la maggiore un motivo c’è: anziché archiviare file su chiavette, dischi rigidi ecc, il cloud computing vi consente di salvarli in Rete su di un supporto di archiviazione online al quale potrete accedere in qualsiasi momento.

Il servizio è grandioso e vi consente di muovervi senza preoccuparvi di portarvi dietro dei dispositivi di archiviazione, ricordarvi di prenderli e non dimenticarli, per esempio,  nell’hard disk del cliente! Insomma potete accedere alle vostre vitali informazioni in qualsiasi luogo dove una connessione è disponibile e questo vi semplifica di molto l’esistenza. Ci sono ottimi servizi come Google Sync, Google Drive, o Amazon Cloud Drive.

4. MINIMIZZATE GLI ACCOUNT

Sembra ovvio, ma un modo efficace di ottimizzare il tempo. Se avete molti account in base all’utilizzo che ne fate e altrettante password, la questione non è da poco. Vi consiglio di ridurli e se dovete gestirne più di due, considerate l’ipotesi di utilizzare un’applicazione come Hootsuite che vi aiuta nella programmazione e nella gestione di account multipli.

Anche per la messaggistica istantanea esistono delle applicazioni che riuniscono in un’unica interfaccia più account, anche perché non tutti i vostri contatti utilizzano lo stesso tipo di applicazione, quindi è conveniente affidarsi a un servizio come Meebo Messenger o eBuddy. Chattare sarà più semplice se non dovete loggarvi su ogni singolo account.

5. CONFIGURATE E LIMITATE LE NOTIFICHE

Cercate di non farvi sopraffare dalle informazioni, disabilitate le notifiche di Facebook sulla posta, così come quelle di altri servizi.  Lo stesso vale per quelle che vi arrivano sullo smartphone, come gli aggiornamenti delle apps per esempio. Configurate le notifiche in modo tale che vi arrivino solo quelle che realmente vi interessano.

6. ANNULLATE LE SOTTOSCRIZIONI ALLE MAILING LIST

Ogni volta che acquistiamo o attiviamo un servizio finiamo quasi sempre col sottoscrivere una newsletter periodica. Anziché passare il tempo a cancellare le email indesiderate, annullate la sottoscrizione. Semplice no? Sapete che bella soddisfazione c’è nel leggere solo le email che volete leggere!

7. ORGANIZZATE LA VOSTRA CASELLA E-MAIL

Suddividete la posta ricevuta in cartelle, organizzandole in categorie: questo vi aiuterà a focalizzarvi sulle email alle quali dovete prestare attenzione e rispondere.

8. USATE UN PROGRAMMA PER RICORDARVI LE PASSWORD

Infine,  valutate la possibilità di utilizzare un servizio di gestione delle password, soprattutto se, come me, lavorate per dei clienti ai quali dovete gestire multipli account!

Esiste una vita fuori da Internet

Senza andare a scomodare tecniche di Time Management, vi consiglio di rivedere le vostre abitudini al computer, magari fate un controllo per verificare la vostra dipendenza da Internet e cercate di evitare  di fare più cose contemporaneamente, perchè anche se l’idea vi gratifica  il multitasking è un mito!

L’infografica espone le cause e gli effetti del multitasking nell’era del digitale e come quest’iperattività influisca negativamente sul cervello e sulle performance cognitive.